Приём на работу

Приём на работу

Оформление документов начинается с момента приёма сотрудника на работу.

При устройстве на работу сотрудник должен предъявить паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, страховое свидетельство с номером СНИЛС и трудовую книжку. Работники-мужчины дополнительно предъявляют документы воинского учёта: военный билет или удостоверение призывника. С этих документов надо снять копии и хранить их в личном деле сотрудника.

Также для правильного расчёта социальных выплат и налоговых вычетов сотрудник должен передать с последнего места работы справку 2-НДФЛ за текущий год и справку о доходах за предыдущие два года. Эти документы должны быть переданы в оригиналах.

Имейте в виду, если для сотрудника это первое место работы СНИЛС и трудовую книжку должны ему оформить Вы как работодатель. Трудовую книжку нужно просто купить и заполнить титульный лист, а затем внести запись о приёме на работу.

Для оформления СНИЛС надо подать заявление в территориальное отделение своего Пенсионного фонда. Сделать это надо в течение двух недель после приёма на работу.

Для трудоустройства сотрудник в свободной форме пишет заявление о приёме на работу. Затем с ним подписываются два экземпляра трудового договора – по одному экземпляру для работника и для работодателя. На основании трудового договора оформляется приказ о приёме на работу (форма № Т-1). После этого делается запись в трудовую книжку и оформляется личная карточка по форме Т-2.

Для трудоустройства руководителя дополнительно оформляется решение участника или протокол общего собрания участников о назначении директора и вместо приказа о приёме на работу издается приказ о вступлении в должность.

Отпуск

Каждый работник имеет право на отпуск. По общим правилам за каждый год работы сотруднику полагается 28 дней отпуска. Отпуск можно разделить на части, при этом одна из них должна быть не меньше 14 дней. Остаток отпуска можно дробить на любые части.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника через шесть месяцев работы. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше.

Ежегодно не позднее, чем за две недели до окончания года должен оформляться график отпусков (форма № Т-7). За две недели до начала отпуска по графику работодатель должен напомнить об отпуске работнику.

Сотрудник в свободной форме пишет заявление на предоставление отпуска. На основании заявления издаётся приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6).

За время нахождения сотрудника в отпуске вместо зарплаты ему выплачиваются отпускные. Они рассчитываются в записке-расчёте о предоставлении отпуска (форма № Т-60).

Больничный

Рано или поздно любой сотрудник может заболеть. За дни отсутствия на работе он должен предъявить работодателю больничный лист.

Часть строк больничного листа заполняется работодателем.

Заполнять больничный лист нужно печатными заглавными буквами чёрной гелевой ручкой. Использовать обычную шариковую ручку нельзя. Записи не должны выходить за пределы границ ячеек.

Наименование работодателя заполняется в соответствии с учредительными документами. Если в них краткое название не предусмотрено, а полное содержит более 29 символов, название можно сократить произвольно в пределах имеющихся ячеек.

В больничном листе заполняется сумма пособия, выплачиваемого за счёт работодателя и за счёт ФСС. Расчёт суммы пособия оформляется отдельным документом, который прилагается к больничному листку.

Командировка

Для направления сотрудника в командировку руководитель организации издаёт приказ (форма № Т-9).

На основании приказа сотруднику оформляется служебное задание (форма № Т-10а). В нём указывается: куда и с какой целью направляется сотрудник. Также в этом документе есть раздел «Краткий отчёт о выполнении задания». В нём сотрудник должен коротко изложить, как было выполнено задание на командировку: что было сделано, какие встречи проведены и какие результаты достигнуты.

Дополнительно сотруднику надо выдать командировочное удостоверение (форма № Т-10). В нём сотрудник обязан проставить отметки в местах командирования о прибытии и убытии. Если сотрудник направляется в определённую организацию, в отметках на командировочном удостоверении он должен получить оттиски печати и подписи представителя этой организации. Командировочное удостоверение с отметками служит подтверждением того, что задание на командировку было выполнено.

По возвращении из командировки сотрудник должен составить авансовый отчёт. В нём он отчитывается о произведенных расходах. В частности, расходами на командировку являются оплата билетов и гостиницы, суточные и т.п. Все расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально.

Размер суточных в 2016 году

Денежный размер суточных определяется компанией самостоятельно на основании заключенного коллективного договора и может фиксироваться в учетной политике фирмы, трудовых договорах. Для целей бухгалтерского учета не существует предельных размеров данных компенсаций.

Для налогового учета определены нормы суточных в следующем размере:

  • При командировках по России — не более 700 рублей в день на одного человека;
  • При командировках на территорию иностранного государства — не более 2500 рублей на одного человека.

Организация имеет право устанавливать суточные в размерах больше данных нормативов. Тогда она на эти суммы превышения не сможет снижать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Также эти денежные средства должны быть включены в доход работника, и с них нужно удержать НДФЛ. Началом командировки считается дата отбытия работника с работы к месту назначения. При этом, если в подтверждающих документах проставляется время, то срок служебной поездки начинает исчисляться в этот день до 0-00 часов. В противном случае — днем начала командировки считаются следующие сутки. При определении периода командировки необходимо помнить, что он включает не только рабочие дни, но праздничные и выходные, дни пребывания в пути, вынужденные остановки, периоды временной нетрудоспособности, которая наступила во время командировки.

Изменение зарплаты

В определённый момент зарплата сотрудника может быть пересмотрена: повышена или понижена.

Повысить зарплату можно практически в любой момент. Как-то специально обосновывать этот факт не нужно. Для повышения зарплаты нужно:

  • издать приказ о повышении оклада,
  • внести изменения в штатное расписание и иные документы, в которых указаны размеры оклада,
  • заключить с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору,
  • внести изменения в личную карточку работника.

Понизить зарплату работникам можно:

  • по соглашению с работником (например, при переводе его на режим неполного рабочего времени);
  • в одностороннем порядке при изменении условий труда, письменно уведомив об этом работника за два месяца.

Для понижения зарплаты оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ об изменении оклада.

Увольнение

Увольнение сотрудника может произойти по его инициативе, по соглашению сторон, по инициативе работодателя или по независящим от сторон обстоятельствам.

Увольнение по инициативе работодателя может произойти при сокращении штата или при наличии претензий к работнику (прогулы, хищения, несоответствие должности и т.д.).

Внешними обстоятельствами, влекущими увольнение сотрудника, является, например, призыв его на военную службу.

Наиболее распространено увольнение по инициативе работника (т.е. по собственному желанию). В этом случае сотрудник пишет заявление об увольнении. Оно должно быть подано за две недели до предполагаемого увольнения. На основании заявления составляется приказ об увольнении (форма № Т-8) и вносится запись в трудовую книжку.

При увольнении по соглашению сторон работник и работодатель подписывают соглашение о расторжении трудового договора.

При увольнении по инициативе работодателя дополнительно оформляются документы, подтверждающие наличие оснований для такого увольнения. Например, при сокращении необходимо:

  • оформить приказ о сокращении штата работников,
  • не позднее, чем за два месяца предупредить сотрудников о предстоящем увольнении,
  • уведомить о предстоящем сокращении службу занятости.

В случае прогулов отсутствие работника на рабочем месте должно быть документально зафиксировано. В момент появления сотрудника на работе следует потребовать письменное объяснение по факту его отсутствия на рабочем месте. При отсутствии уважительных причин оформляется увольнение.

В последний день работы с сотрудником проводятся окончательные взаиморасчёты. Ему нужно выплатить зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Расчёт компенсации оформляется в виде записки-расчёта при прекращении трудового договора (форма № Т-61).

Напоследок сотруднику выдаются документы:

  • его трудовая книжка с внесённой записью об увольнении – она должна быть заверена подписью и печатью работодателя, а также подписью самого работника,
  • справку о доходах по форме 2-НДФЛ,
  • справку о сумме зарплаты за два календарных года, предшествующих году увольнения (ее форма утверждена Приказом Минтруда № 182н).

 

Поделиться